Het MKB werkt anders dan het Grootbedrijf
Niets is grilliger en onvoorspelbaarder dan de toekomstige cashflow voor MKB-ondernemingen. Veroorzaakt door bijvoorbeeld een verschuiving in je projecten, betalingsafspraken, seizoensinvloeden, investeringen en alle andere facetten die tot de gebruikelijke ‘waan van de dag’ behoren.
Vandaar dat alleen strategische voorspellingen te weinig fundament bieden voor de korte termijn, waar de MKB-ondernemer mee te maken heeft. En niet alleen voor bedrijven voor wie liquiditeitskrapte een ‘issue’ is, en de gewenste financiële buffers ontbreken, is dit van toepassing.
We hebben inmiddels ervaren dat de MKB-ondernemer alleen met een goede cashflowplanning de beste financiële beslissingen voor zijn bedrijf kan nemen. En in plaats van vast te blijven houden aan het ´old-school-kasstroom-overzicht´, maakt hij hierbij liever gebruik van bruikbare praktische informatie, dan alleen te varen op strategische uitgangspunten en vergezichten.
Vanuit onze ervaring met onze AccountView relaties hebben wij een overzicht gemaakt van de belangrijkste elementen, die in hun praktijk het verschil maken en de ondernemer echt helpen bij zijn financiële bedrijfsvoering.
In onze eerste mail van eind maart jl. ging het over het verschil tussen winst en cashflow. In deze tweede mail gaat het over de beperkte houdbaarheid van de begroting voor de cashflowplanning.
Je begroting is niet heilig als het om cashflowplanning gaat
Ofschoon menig financial anders doet vermoeden, is een begroting niet maatgevend voor het wel of niet kunnen maken van een cashflowprognose. Dit is namelijk afhankelijk van de termijn waarop de ondernemer vooruit wil en kan kijken en ook de dynamiek van de onderneming. Pas wanneer je verder dan 3 maanden vooruit wilt kijken, heeft een begroting wel nut.
Hoe ver kan de onderneming vooruitkijken?
Het kan voorkomen dat de praktijk dermate dynamisch is, dat een strategische begroting een te theoretisch beeld geeft van de verwachte cashflowplanning. Een project gestuurde onderneming bijvoorbeeld, die op basis hiervan haar inkopen regelt krijgt veelal te maken met verschuivingen. Een dergelijk bedrijf zal geen cashflow voorspelling kunnen maken, die gebaseerd is op een begroting.
Ook al is het beeld van de v&w-rekening op jaarbasis stabiel en zijn de kengetallen in verhouding, dan nog kan in het MKB de praktijk dermate schommelend zijn, dat een cashflowprognose veel operationeler moet worden ingezet dan op basis van een strategisch begrotingsmodel.
De korte termijn variant is werkbaar
Een oplossing voor dergelijke bedrijven is om met name de kortere termijn van 1 – 3 maanden aan te houden en op basis van de openstaande posten debiteuren/crediteuren en de verwachte in- en verkooporders de cashflow te plannen.
Neem je daarbij dan ook nog de vaste kosten mee zoals personeel-, huisvesting- en autolease-kosten, dan krijg je een goed beeld van je korte termijn cashflowplanning. En dat kan voor bepaalde bedrijven al voldoende zijn om op basis hiervan de beste beslissingen voor je onderneming te kunnen maken.
Voor deze korte termijn is het dan ook beter om gebruik te maken van operationele details, die de ontwikkeling van het werkkapitaal sterk beïnvloeden. Vaak zijn deze data verscholen in niet-financiële informatie, zoals deze in ERP-of CRM-systemen beschikbaar zijn.
Gebruik orders als uitgangspunt!
Een mooi voorbeeld voor vele AccountView gebruikers is om hierbij gebruik te maken van de data uit het bijbehorende ERP-systeem. Door deze informatie over openstaande inkoopbestellingen of verkooporders cq. Termijnfacturen op te nemen in de wekelijkse cashflowplanning, levert dit veel meer precisie op. En dit geeft de MKB-ondernemer bruikbare stuurinformatie in plaats van het meer financieel georiënteerde maandelijkse kasstroom-overzicht.
In bovenstaand plaatje zie je hoe dat in onze software wordt doorgerekend. De blauwe kolommen betreffen de openstaande posten debiteuren of crediteuren. De berekening hiervan wordt gedaan op basis van werkelijk betalingsgedrag of de vervaldatum.
Vervolgens wordt dit aangevuld met de openstaande inkoopbestellingen en verkooporders (ook wel Termijnfacturen), waarvan de liquiditeit op basis van de geplande leverdatum wordt doorgerekend.
Rolling forecast belangrijker dan een achterhaalde begroting
Wil je verder vooruitkijken dan kan dit op basis van de begroting of forecasting. Deze wordt gepresenteerd in de gele kolom. In dit voorbeeld betreft dit de geplande omzet, inkopen, investeringen en de bedrijfskosten uit de begroting.
Uiteraard sluit dit naadloos op elkaar aan, waarbij je dus zowel op de korte als op de langere termijn inzicht hebt in de toekomstige cashflow.
Natuurlijk zijn er ook andere uitgaven die niet direct uit je begroting voortvloeien zoals aflossingsverplichtingen, investeringen en bijvoorbeeld dividend-uitkeringen. Ook dergelijke liquiditeitsbepalende items kunnen op een gemakkelijke manier aan dit dashboard worden toegevoegd.
Ten behoeve van de cashflowplanning is het daarbij dan wel beter om te werken met een rolling forecast die gebaseerd is op de actualiteit in plaats van een achterhaalde begroting. In CashController maken we dit zichtbaar door een begroting te bevriezen, zodat altijd zichtbaar blijft wat het oorspronkelijke plan was. Op zich is dit niet zo interessant voor de cashflowplanning, maar wel om in de v&w-begroting de verschillen te zien tussen de oorspronkelijke begroting en de actuele forecast.
Vervolgens heb je de mogelijkheid om een rolling forecast te maken en deze aan te passen aan de actualiteit en de nieuwste ontwikkelingen die invloed hebben op de toekomst:
Hiermee kun je de meest actuele ontwikkelingen aanpassen en deze worden dan automatisch doorgerekend naar de cashflow-prognose, zodat je van ruim op tijd ziet aankomen waar zich mogelijke liquiditeitsproblemen kunnen voordoen.
Conclusie
In het MKB is de begroting zeker niet heilig voor het plannen van je cashflow. Voor de korte termijn is het beter om hierbij gebruik te maken van de order-intake. Onze ervaring met onze AccountView gebruikers is dat deze korte termijn informatie gemakkelijk uit de ERP-systemen kunnen worden opgenomen. Voor de langere termijn maken we daarbij gebruik van de rolling forecast.