Het cashflow effect van groei, seizoenspatronen èn betalingsgedrag van je klanten

Cashflowplanning is voor recruitment bedrijven een essentieel onderdeel van de financiële bedrijfsvoering. Althans dat zou het moeten zijn, omdat deze bedrijfstak veel kenmerken heeft, die liquiditeitskrapte in de hand werkt.

Dat winst en liquiditeit enorm uit elkaar kunnen lopen, wordt in deze businesscase duidelijk in beeld gebracht. We laten een voorbeeld zien, waarbij de winst hetzelfde blijft en de liquiditeitsprognose sterk verandert. Dit komt door de bedrijfsfase maar ook door specifieke aandachtspunten, die in deze branche spelen.

Het Belang van Cashflowplanning in de Recruitment Sector

Cashflowplanning is voor recruitment bedrijven een essentieel onderdeel van de financiële bedrijfsvoering. Althans dat zou het moeten zijn, omdat deze bedrijfstak veel kenmerken heeft, die liquiditeitskrapte in de hand werken.

Dat winst en liquiditeit enorm uit elkaar kunnen lopen, wordt in deze businesscase duidelijk in beeld gebracht. We laten een voorbeeld zien, waarbij de winst hetzelfde blijft en de liquiditeitsprognose sterk verandert. Dit komt door de bedrijfsfase maar ook door specifieke aandachtspunten, die in deze branche spelen.

Zeker als je succesvol bent en hard groeit en veel mensen kunt inzetten bij je klanten moet je goed opletten dat er voldoende financiële ruimte beschikbaar is om door te blijven groeien. Behalve groei wordt dat ook sterk bepaald door seizoensgevoeligheid, het betalingsgedrag van je klanten en je manier van factureren. Voor je het weet heb je te maken met een sterk groeiend detacheringsbestand en ben je genoodzaakt om de kosten 4 maanden voorschieten en dat hakt erin.

cashcontroller-consolidatie-bedrijven

Inventarisatie: Hoe ziet de boekhouding eruit?

De onderneming is veel tijd bezig met de handmatig bijgehouden cashflowplanning in hun eigen spreadsheetmodel. Men is zich er bewust van dat liquiditeit een belangrijk onderwerp in de bedrijfsvoering is, maar krijgt er op de huidige manier geen vat op. Men voelt wel aan dat uitbreiding van het aantal mensen leidt tot extra kredietbehoefte. Immers er moet eerst in mensen worden geinvesteerd, voordat ze bij de klanten declarabel zijn.

De meeste dynamiek zit in de omzet en inkoop die gepaard gaat met het plaatsen van hun mensen. Op zich is dit wel planbaar, maar de verschillende factureringsmomenten en betalingsafspraken met de klanten, maken het te complex en onoverzichtelijk om dit handmatig bij te houden.

De samenwerking met de accountant is dermate traag dat het afgelopen jaar pas na 6 maanden wordt afgerond, waarna er pas duidelijkheid bestaat over de definitieve cijfers. Aangezien die aan de basis staan van de begroting voor het jaar erna (dat dus al 6 maanden bezig is) is het praktisch gezien onmogelijk om de cashflowplanning aan de begroting te koppelen. 

Wat hebben we ingezet?

Koppeling met Exact Online

Om automatisch toegang te hebben tot de meest actuele financiële stand van zaken, hebben we onze koppeling met Exact Online ingezet.

Lees meer over deze koppeling

Invoer begroting op persoonsniveau

Om de begroting zo dicht mogelijk op de praktische bedrijfsvoering aan te sluiten, is er voor gekozen om de omzet op persoonsniveau in te zetten. Inzetbaar door de begrotingstool ‘formules en variabelen’.

Cashflow Dashboard

Ingezet voor optimaal inzicht in de toekomstige cashflow, waarin betalingsgedrag van de klanten en betalingsafspraken met alle leveranciers als uitgangspunt wordt genomen.

Lees meer over Cashflow Dashboard

Dashboard Management Rapportages

Voor optimaal inzicht in de maandelijkse financiële gang van zaken goed, zowel per bedrijf als voor de groep.

Lees meer over Dashboard Management Rapportages

Hoe werkt dit in de praktijk?

Door de online koppeling met Exact Online kan er al snel een beeld worden gevormd van de v&w-rekening van het voorgaand jaar. En dat is belangrijk omdat met name de kosten uit het vorig jaar een goede basis vormen voor de begroting van dit jaar. Daarnaast wordt afgesproken dat er op persoons-niveau een planning wordt gemaakt van de omzet en de detacheringskosten als basis voor de begroting van de omzet en kostprijs.

Op die manier ontstaat er een praktisch toepasbare link tussen de begroting en de cashflowprognose, waardoor zowel de begroting als de liquiditeit in een integraal model worden doorgerekend. Oftewel, wordt de begroting aangepast, dan worden de consequenties voor de cashflowplanning automatisch berekend. Hierdoor wordt er ook automatisch beter gewerkt met de begroting.

Op deze manier geeft de begroting snel een goed beeld geeft van de winstverwachting, zoals je in onderstaande rapportage kunt zien.

 

eerste begroting cashflowprognose
Op basis van deze eerste begroting, ziet de cashflowprognose er rustig uit:

liquiditeitsplanning focus kwadrant rechtsonderin

In het kwadrant rechtsonderin kun je zien dat de liquiditeitsplanning goed past binnen de rekening courant kredietfaciliteit van de bank.

De volgende stap is om de seizoensinvloeden van de omzet en inkopen toe te voegen. Hierdoor blijft de winstverwachting onveranderd, maar zie je wel dat er zich in een bepaalde periode een belangrijke liquiditeitskrapte voordoet.

Ook bij deze onderneming was er sprake van een minder goed 1e helft van het jaar, omdat er minder mensen nodig waren, dan in de tweede helft. Deze verliesgevende situatie herstelde zich altijd wel weer in de 2e helft, maar daar moest toch rekening mee gehouden worden. Zeker ook vanwege de daaruit voortvloeiende liquiditeitskrapte.

 betalingsgedrag van de klanten

De volgende stap is om het betalingsgedrag van de klanten aan dit model toe te voegen.

Winst bepalend voor cashflow

Hieraan was af te lezen dat niet de winst bepalend is voor de cashflow, maar het betalingsgedrag van je klant heeft een veel grotere invloed. Het is dus erg belangrijk om daar aandacht aan te geven, wil je je cashflow op peil houden. Voor deze onderneming werd het duidelijk dat de liquiditeitsprognose gedurende het hele boekjaar omlaag zou schieten en dat kwam ook overeen met de ervaring van de klant. Door hun leveranciers later te betalen, dacht men deze periode het hoofd te kunnen bieden, maar op basis van dit overzicht blijkt dat er gezocht moet worden naar een structurele oplossing.

Last but not least speelt de facturering ook nog een belangrijke rol. Voor een toenemend aantal klanten werd niet wekelijks maar maandelijks gefactureerd. De consequenties hiervan waren enorm:

Linksboven in zie je de maandelijkse pieken waarop gefactureerd wordt. Rekening houdend met een betalingstermijn van 30 dagen wordt de kredietbehoefte hierdoor alleen maar groter. Let wel: de winstgevendheid van deze onderneming is nagenoeg onveranderd, maar de liquiditeitskrapte leidt tot grote problemen. Gelukkig is er een oplossing in de vorm van factoring, zoals je aan onderstaand plaatje kunt zien:

Doordat de onderneming aan een factoring-bedrijf kan laten zien dat de begroting gehaald wordt en dat er winst gemaakt wordt en er sprake is van een goed gespreide klantenportefeuille zijn de debiteuren inmiddels met factoring gefinancierd. Factoring groeit mee met de debiteurenportefeuille en is daardoor zeer geschikt om de financieringsbehoefte in te vullen. En de afweging die je dan als ondernemer moet maken is of de extra winst die je vanuit de extra financiële ruimte door factoring kunt maken, opweegt tegen de behoorlijke factoring kosten. In dit specifieke geval pakte die beoordeling positief uit.

Doordat de onderneming aan een factoring-bedrijf kan laten zien dat de begroting gehaald wordt en dat er winst gemaakt wordt en er sprake is van een goed gespreide klantenportefeuille zijn de debiteuren inmiddels met factoring gefinancierd.

Factoring groeit mee met de debiteurenportefeuille en is daardoor zeer geschikt om de financieringsbehoefte in te vullen. En de afweging die je dan als ondernemer moet maken is of de extra winst die je vanuit de extra financiële ruimte door factoring kunt maken, opweegt tegen de behoorlijke factoring kosten. In dit specifieke geval pakte die beoordeling positief uit.

Het resultaat: Grip op de cashflow

Door CashController in te zetten is er nu direct grip op de toekomstige cashflow. Door de online connectie met de boekhouding en de directe afstemming met openstaande posten debiteuren, crediteuren en de begroting, wordt men niet langer verrast door de liquiditeitsontwikkeling. De mogelijkheid om op persoonsniveau de dynamiek van omzet en inkopen in kaart te kunnen brengen, maakt het voor de MKB-ondernemer praktisch zeer toepasbaar.

Door CashController hebben ze nu:

Wil je ook meer grip op je toekomstige cashflow?

Peter vertelt je graag alles over de mogelijkheden. Neem contact op via p.wouters@cashcontroller.nl of telefonisch via 085 732 5721.