Wat is cashflow management
Onder cashflow management vallen alle activiteiten die te maken hebben met het optimaliseren van geldstromen van en naar de onderneming. Hierbij is het doel om de kosten van geldstromen te minimaliseren, de rentekosten zo laag mogelijk te houden en de renteopbrengsten te maximaliseren.
Cashflow management voor het MKB betekent dat de MKB-ondernemer niet alleen inzicht wil hebben in zijn gerealiseerde geldstromen, maar vooral in zijn toekomstige geldstromen. Hiervoor beschikt hij over een cashflow-overzicht dat inzicht geeft in de ontwikkeling van de bankrekeningen.
Vaak wordt dit per maand getoond, zodat je kunt beoordelen of je voldoende financiële ruimte hebt om de financiële ontwikkeling van je onderneming in goede banen te leiden. Zo’n cashflow overzicht wordt dan berekend op basis van je normale operationele bedrijfsvoering en ook (indien van toepassing) op je investeringsplannen en de rente- en aflossingsverplichtingen bij de bank, als gevolg van de gemaakte afspraken met betrekking tot je financieringen.
De methode die hiervoor nodig is om een dergelijk overzicht up-to-date te houden is het cashflowmanagementsysteem. Bij veel MKB-bedrijven wordt dit opgesteld in een zelfgemaakt spreadsheetmodel, waarin de kans op fouten aanzienlijk is en waarvan het beheer vaak bij één persoon is neergelegd. Met alle risico’s van dien.
Waarom is cashflow management belangrijk?
Voldoende financiële ruimte is essentieel voor je bedrijf. Het is belangrijk om te kunnen zien of je op korte termijn aan je betalingsverplichtingen kunt voldoen. Dat inzicht is zelfs nog belangrijker dan dat je winst maakt.
Er zijn veel voorbeelden van bedrijven die wel winst maken, maar toch niet overleven ten gevolge van een tekort aan cashflow. Dat klinkt raar, maar komt echt veel voor. Het tegenovergestelde doet zich ook voor. Er zijn ook bedrijven die jarenlang verlies maken (voorbeelden genoeg in deze tijd zoals Amazone, Uber, etc.) maar dit ruimschoots overleven omdat ze voldoende geld hebben. Het is dus belangrijk om vooruit te kunnen kijken met een cashflow overzicht. Helaas komt het nog te vaak voor dat cashflow pas aandacht krijgt als er een tekort is, zoals in en nu ook na de Corona crisis duidelijk is gebleken.
Voor heel veel MKB-bedrijven is dit belangrijk en soms zelfs noodzakelijk, dat dit inzicht in de toekomstige cashflow op basis van de meest actuele informatie wordt gegenereerd. Zeker als je de gang naar de bank of een andere financier gaat maken is het nodig om een actueel cashflow overzicht aan te kunnen leveren. Zodoende kan een financier bepalen of de financieringsaanvraag haalbaar is.
Hoe realiseer je cashflow management?
Bij veel MKB-bedrijven wordt dan wel gebruik gemaakt van foutgevoelige en tijdrovende spreadsheets die vaak bij één functionaris in beheer zijn. Voor kleine bedrijven kan dit zeker voldoende zijn, echter als de organisatie groeit en wat complexer wordt is dit vaak niet toereikend.
Een cashflow managementsysteem is een professioneel en geautomatiseerd systeem, waarin er op basis van de juiste data uit je administratie of mogelijk andere informatiebronnen + de juiste liquiditeitsinstellingen een accurate en controleerbare voorspelling van de cashflow wordt gegeneerd.
Je hebt dus een geautomatiseerde tool nodig die ervoor zorgt dat je over de juiste data beschikt en op basis van de juiste berekeningen, die gebaseerd zijn op de specifieke uitgangspunten in de bedrijfsvoering en daarmee een controleerbare uitkomst genereert. In een volwaardig systeem zorg je er dan ook nog voor dat je hier simulaties op los kunt laten en dat je op die manier kunt bepalen hoe je een mogelijk cashflow tekort gaat oplossen. Dit alles dient dan ingebed te zijn in een organisatie, die hier met enige regelmaat naar kijkt en daarmee een volwaardig onderdeel wordt binnen de financiële bedrijfsvoering.
Op die manier zorgt het totale cashflow management systeem ervoor dat dit inzicht in toekomstige cashflow volledig geautomatiseerd tot stand komt.
Tips voor een optimaal werkend cashflow management systeem
- Zorg voor een online aansluiting met je boekhouding. Hierdoor weet je zeker dat je over de meest actuele data beschikt, zonder dat je daar nog controles op uit hoeft te oefenen;
- Wees realistisch bij de bepaling van de betalingstermijn van je klanten. Deze betalen meestal langzamer dan de vervaldatum die op de factuur staat.
- Ga bij de berekening van de uitgaande geldstromen uit van de vervaldatum. Hierdoor hanteer je voor jezelf een strakke planning. Beter worst-case dan gebaseerd op te positieve verwachtingen;
- Maak dit overzicht niet slechts één keer per jaar of alleen voor de bank. Door hier vaker naar te kijken, voorkom je verrassingen en ben je ook realistischer bij het aangaan van grote projecten.
Werk met het cashflow management systeem van CashController
Wij hebben gemerkt dat een cashflow overzicht per maand het verloop van de liquiditeit onvoldoende in beeld brengt. Liquiditeit is namelijk zeker in het MKB in veel gevallen grilliger dan dat je in het maandelijks verloop kunt laten zien. Denk bijvoorbeeld aan de betaling van je personeel, de huur en de BTW, die vaak binnen één week kunnen zorgen voor een geweldige dip in je liquiditeit.
Vandaar dat wij in ons cashflow management systeem uitgaan van een wekelijks overzicht, zodat je niet voor verrassingen komt te staan:
Omdat het bovendien belangrijk is om je cashflow overzicht continu te kunnen beoordelen, wordt deze automatisch bijgewerkt op basis van de meest actuele stand van je boekhouding en je (eventueel bijgestelde) verwachtingen over de toekomst, zodat het bovendien niet veel tijd kost om dit inzicht te behouden.
Om het dan nog gemakkelijker te maken voor de eindgebruiker kijken we ook naar mogelijkheden om niet-financiële data zoals orders, bestellingen en openstaande offertes in de liquiditeitsplanning op te nemen. Dergelijke informatie heeft vaak al een enorme impact op de toekomstige cashflow ook al is deze financieel gezien nog niet in beeld.
Het cashflow management systeem van CashController combineert daarbij financiële met niet-financiële informatie en levert daarmee een unieke tool die optimaal toepasbaar is in het MKB.