Algemeen
Cashflow is voor groothandels en webshops een belangrijk aandachtspunt. Zeker als er daarbij sprake is van seizoensgevoeligheid en groei, is het belangrijk om hier grip op te hebben.
Meer winst ≠ meer cashflow
Veel MKB-ondernemers denken dat als je maar genoeg omzet maakt en goed op je kosten let en dus winst blijft maken, dat het dan vanzelf wel goed komt met je cashflow. Niets is minder waar helaas. En bij voorraadhoudende bedrijven zoals groothandels en webshops is er nog een extra factor dat zorgt voor een krappe cashflowplanning. Die extra factor betreft de voorraad!
Wil je namelijk groeien dan heb je voorraad nodig. Zeker als je v.w.b. de voorraad afhankelijk bent van leveranciers uit China speelt dit. Je moet namelijk rekening houden met vooruit betalen. Vervolgens duurt het 3 maanden voordat je de beschikking hebt over je voorraad. En als je deze dan verkocht hebt, kun je nog eens wachten, totdat je klanten je betaald hebben. Al met al duurt het dan 4 tot 5 maanden, voordat je de investering in voorraad weer terug hebt.
Seizoensgevoelige activiteiten erg belangrijk voor cashflowplanning
Heb je daarbij dan nog te maken met seizoensgevoeligheid, dan tikt de cashflow krapte nog extra hard aan. De meeste ondernemers zijn goed in staat om een goede seizoensmatige verdeling van de omzet aan te leveren. En dit is natuurlijk erg belangrijk om tot een goede cashflowplanning te komen. Als het echter gaat om een inschatting van de inkopen wordt het al een stuk lastiger. Vaak ontbreekt het hier dan ook vaak aan een stuk planning. Met als gevolg dat de cashflowplanning van de inkopen een lastig onderdeel is en dus vaak niet klopt. En omdat het vaak om behoorlijke bedragen gaat, heeft dat een behoorlijke impact op de uitkomsten. Extra reden dus, om daar eens goed bij stil te staan.
Wat daarbij vaak ook nog speelt is de verwarring met kostprijs versus inkopen. Vaak wordt in de boekhouding de kostprijs geboekt (niet altijd!). Echter, dit bedrag is niet het juiste uitgangspunt voor je inkoopplanning. Als je dus bijvoorbeeld een extrapolatie maakt vanuit de realiteitscijfers van vorig jaar, dan is dit kostprijsbedrag totaal niet bruikbaar voor je cashfllowplanning! Hiervoor heb je een inschatting nodig van je werkelijke inkoopbedragen en inkoopmomenten en deze informatie staat niet in je boekhouding.
De vraag is dan natuurlijk …….. hoe dan wel?!
CashController gebruikt ook orders als uitgangspunt!
Bij het bepalen van je cashflow voor groothandels en webshops kun je het beste de verkooporders en inkoopbestellingen gebruiken. Dit zijn de beste uitgangspunten voor je korte termijn cashflowplanning. Voor de termijn van ca. 3 maanden zijn deze data veel beter bruikbaar om tot een goede cashflowplanning te komen, dan de bedragen in je begroting of forecast.
In bovenstaand plaatje zie je hoe dat in onze software wordt doorgerekend. De blauwe kolommen betreffen de openstaande posten crediteuren. Deze worden aangevuld met de gedane bestellingen, waarvan de liquiditeit op basis van leverdatum wordt doorgerekend. De gele kolom betreft de geplande inkopen uit de begroting. Deze sluit naadloos aan op de openstaande crediteuren en inkoopbestellingen en geeft dus op de langere termijn inzicht geeft in de toekomstige cashflow.
Praktijkvoorbeeld groothandel
Zie hieronder het voorbeeld van een groeiende groothandel, die erg soepel was met de incasso van hun eigen facturen. Hierdoor kwamen ze eind 2022 in de problemen. Ze konden hun leveranciers niet meer op tijd betalen, terwijl ze zelf teveel openstaande debiteuren hadden. Voor de korte termijn leidde dit tot merkbare cashflowproblemen. De groei van de onderneming werd hierdoor aanzienlijk belemmerd, zoals je aan onderstaande grafiek kunt zien:
Linksboven in de grafiek zie je de wekelijkse ontvangsten op basis van de openstaande posten van de debiteuren en de verwachte omzet. Gezien het betalingsgedrag zie je rechtsonderin het effect in de wekelijkse liquiditeitsplanning. De rode balkjes geven aan in welke weken er sprake was van een fiks geldtekort.
Om dit in de toekomst te voorkomen, zijn ze met CashController aan de slag gegaan. Hierdoor werd zichtbaar hoeveel financiële ruimte er in principe beschikbaar was, door simpelweg een strakker debiteurenbeleid te hanteren.
Nu zie je linksbovenin wat het effect is van een strakker debiteurenbeheer. De ontvangsten zijn hierdoor een aantal weken eerder gekomen (in de grafiek naar links verschoven), waardoor de totale geldpositie (rechtsonderin) aanzienlijk verbeterde.
Door in een simulatie het betalingsgedrag van de klanten te verkorten werd het in de dashboards duidelijk zichtbaar hoeveel meer financiële ruimte er beschikbaar was. Ook voor jou geldt dat als je klanten langzamer betalen dan gehoopt, heeft dit een enorme impact op je cashflow.
De praktijk is dus dynamischer dan je je kunt voorstellen. Vooral als je sterk aan het groeien bent, gaat er veel geld zitten in je werkkapitaal zoals stijgende voorraden en debiteuren. Ook kan er sprake zijn van een meer schoksgewijze stijging van je personeels- en huisvestingskosten met bijkomende investeringen. Of als je te maken met seizoensgevoeligheid, zal de cashflow een totaal ander verloop kennen dan jouw winstgevendheid.
Hopelijk is het hiermee duidelijk geworden dat casfhlow voor groothandels en webshops een belangrijk onderdeel is van je financiële bedrijfsvoering. Gelukkig kun je met CashController met behulp van de juiste data hier grip op krijgen.