Algemeen

Cashflow voor non-proft organisaties wordt op financieel gebied ogenschijnlijk strakker gestuurd dan in het MKB het geval is. Er zijn vaak meer procedures vastgelegd rondom het bepalen van de begroting, de verantwoordelijkheid hierover en de periodieke verslaglegging. De planning van dergelijke procedures is veel strakker geregeld dan in het MKB. 

 

Voorbeelden zijn er te over zoals de uiterste datum voor de bepaling van de begroting. Zo zijn er ook strakke afspraken ten aanzien van de aanleverdata voor de periodieke verslaglegging. Ook is het format van de rapportages in beton gegoten. En daarbij liggen de data voor het overleg met de verschillende organen in zo’n stichting al een jaar vantevoren vast.

Daar waar in het MKB de bepaling van de definitieve begroting nog wel eens wil uitlopen, is dat bij een stichting nauwelijks bespreekbaar. Hierdoor is er ook vaker een groter spanningsveld tussen directie en de overige organen binnen zo’n stichting zoals Raad van Toezicht en Raad van Bestuur. Deze organen moeten er streng op toezien dat de financiële prestaties behaald worden zoals deze in de begroting zijn vastgelegd. En is een begroting eenmaal bepaald, dan wordt deze niet meer gewijzigd. Datzelfde geldt overigens ook voor de presentatie van de realiteitscijfers.

En net zoals het voor de meeste MKB-ondernemers geen hobby is om cijfers te presenteren, geldt dat voor de directieleden van stichtingen  ook. Zeker als men zich primair bezig houdt met bijvoorbeeld zorg, kunst & cultuur is de administratie geen tak van sport, waar men primair veel plezier aan beleeft. Tel daar dan dit spanningsveld met de Raad van Toezicht/Bestuur bovenop en dan begrijp je wel dat de financiële randzaken voor de directie als een behoorlijke klus wordt gezien.

De begroting is heilig

De begroting is heilig! Oftewel is de begroting voor het komend boekjaar eenmaal bepaald, dan mag hier niet meer aan getornd worden. Ook al vliegt de tent in brand, voor leden van de Raad van Toezicht en Raad van Bestuur is de oorspronkelijke begroting maatgevend. Voor de tussentijdse cijfers, waarbij de vergelijking met de begroting wordt gemaakt, geldt hetzelfde uitgangspunt. Het is dus achteraf niet mogelijk om alsnog boekingen te doen in periodes, waarover reeds gerapporteerd is. En dat is best even wennen als je dat niet gewend bent en bijvoorbeeld uit het MKB komt.

Cashflow: statisch terugkijken belangrijker dan dynamisch vooruitkijken

Cashflowplanning in non-profit organisaties is volgens de directe methode in deze sector niet gebruikelijk. Eerder is men gewend om te kijken naar het kasstroomoverzicht, ook wel de indirecte methode genoemd. Voor beide rapportages is iets te zeggen. Het kasstroom-overzicht geeft een analyse van de gerealiseerde kasstroom ingedeeld naar:

  • Operationele kasstroom
  • Investeringsactiviteiten
  • Financieringsactiviteiten
  • Werkkapitaal

Terwijl cashflowplanning volgens de directe methode een precies toekomstgericht beeld geeft van de mogelijke liquiditeits-overschotten cq. -tekorten. Daar waar het kasstroom-overzicht een afgeleide is van de balansposities, geeft de directe methode een praktisch beeld van de consequenties voor de toekomst.

Het is opvallend dat de directe methode steeds meer wordt toegepast in non-profit sectoren die dynamisch zijn en in beweging komen. Terwijl het kasstroom-overzicht meer gebruikt wordt in de wat meer statische omgeving, waarin de verantwoording achteraf belangrijker is dan het vooruitkijken vooraf.

In de non profit sector worden zowel aan de inkomsten- als aan de uitgavenkant veel periodieke bedragen op vastgestelde momenten ontvangen cq. uitgegeven. Het gaat dan vaak om grote bedragen, waarbij het belangrijk is om te weten welk liquiditeitseffect hiermee gemoeid is. Juist deze omstandigheid vraagt om een wekelijkse cashflowplanning.

CashController voor Non-profit sector

De manier waarop CashController in deze sector wordt toegepast is met name voor die stichtingen die financieel in beweging zijn. Juist doordat ze bijvoorbeeld hard groeien of sterk aan het veranderen zijn, is het belangrijk om financieel bij te kunnen sturen.

Uiteraard is ook daarin de begroting heilig. Maar daarnaast is het ook belangrijk om te zien welke consequenties deze groei of gewijzigd beleid in financieel opzicht betekenen. Daarom biedt CashController ook de mogelijkheid om aan forecasting te kunnen doen. Hiermee kun je de meest actuele financiële verwachtingen bijwerken en vergelijken met de oorspronkelijke begroting.

Ook ten aanzien van cashflowplanning is het dan belangrijk om deze forecasting automatisch door te laten rekenen. Het heeft immers geen zin om aan cashflowplanning te doen op basis van een begroting, die niet meer actueel is. Op basis van forecasting kan men dan op tijd zien of er zich een liquiditeitsprobleem kan voordoen. Dit inzicht wordt bovendien niet op maand-, maar op weekbasis doorgerekend. Hiermee is het Bestuur van de stichting ervan verzekerd dat dergelijke problemen op tijd in beeld komen, zodat er op tijd kan worden gehandeld.

Ook de rapportage-formats kunnen nogal verschillen. In CashController is het mogelijk om rapportages te maken, die exact zijn afgestemd op de financiële inzichten, die men wil hebben. Wil men dus naast de directe-methode-cashflowplanning toch ook nog inzicht hebben in de vorm van een kasstroom-overzicht, dan is dat zeker mogelijk.

Op die manier zorgt CashController ervoor dat zowel het management van de stichting als het bestuur goed met de financiele verslaglegging uit de voeten kan. Ieder vanuit zijn eigen verantwoordelijkheid.

Voor een voorbeeld hoe de financiële rapportages inclusief cashflow voor non-profit organisaties met CashController kan worden ingericht, zie je hier een voorbeeld uit de praktijk van Stichting NBIP.

nbip-case