Vasthouden aan de begroting of aanpassen met de forecast?

Het financieel beheer binnen non-proft organisaties wordt strakker gestuurd dan in het MKB. Er zijn vaak meer procedures vastgelegd rondom het bepalen van de begroting, de verantwoordelijkheid hierover en de periodieke verslaglegging. Het format van de rapportagevorm is vastgelegd en de data waarop de tussentijdse rapportages klaar moeten zijn, ligt al voor het hele jaar vast.

De vraag is wel of de kwaliteit van de cijfers hierdoor beter wordt? En ook cashflowplanning is vaak een ondergeschoven kindje, vooral als er voldoende liquiditeit aanwezig is.

Aandachtspunten

Hoe je de financiële teugels strak houdt in een stichting in transitie

De begroting is heilig! Oftewel is de begroting voor het komend boekjaar eenmaal bepaald, dan mag hier niet meer aan getornd worden. Ook al vliegt de tent in brand, voor leden van de Raad van Toezicht en Raad van Bestuur is de oorspronkelijke begroting maatgevend. Voor de tussentijdse cijfers, waarbij de vergelijking met de begroting wordt gemaakt, geldt hetzelfde uitgangspunt. Het is dus achteraf niet mogelijk om alsnog boekingen te doen in periodes, waarover reeds gerapporteerd is. Maar hoe werkt dat voor een stichting die in transitie is?

CashController wordt in deze sector met name gebruikt door stichtingen die financieel in beweging zijn. Juist doordat ze bijvoorbeeld hard groeien of sterk aan het veranderen zijn, is het belangrijk om financieel bij te kunnen sturen. Uiteraard is ook daarin de begroting heilig. Maar daarnaast is het ook belangrijk om te zien welke consequenties deze groei of gewijzigd beleid in financieel opzicht betekenen. Daarom is forecasting zo belangrijk, zodat je de meest actuele financiële verwachtingen kunt bijwerken en vergelijken met de oorspronkelijke begroting.

Ook ten aanzien van cashflowplanning is het dan belangrijk om deze forecasting automatisch door te laten rekenen. Het heeft immers geen zin om aan cashflowplanning te doen op basis van een begroting, die niet meer actueel is. Op basis van forecasting kan men dan op tijd zien of er zich een liquiditeitsprobleem kan voordoen. Juist door LUMPSUM is men gewend om vooraf grote sommen geld te ontvangen en hierdoor kan het overzicht op cashfow verdwijnen. In onze software kun je dit zodanig instellen dat je het overzicht houdt over zowel resultaat als cashflow.

Cashflow laat zich niet leiden door vaste patronen

Cashflowontwikkeling op basis van een vast patroon:

Cashflow ontwikkeling op basis van realiteit:

Praktijkvoorbeeld NGO-bedrijf

Actueel financieel inzicht in je bedrijfsvoering is nodig om tijdig bij te kunnen sturen. Alleen een boekhouding geeft dat inzicht niet. Bovendien wil je als bestuurder van een stichting het financiële effect zien van je aanpassingen in zowel je resultaat als in je cashflow. Zeker als je meerdere bedrijven onder je hoede hebt, is dat met spreadsheets bijna onbegonnen werk.

Als je wilt weten hoe NBIP dat heeft gedaan met CashController, neem dan even een kijkje in deze business-case.

Wil je ook meer grip op je toekomstige cashflow?

Peter vertelt je graag alles over de mogelijkheden. Neem contact op via p.wouters@cashcontroller.nl of telefonisch via 085 732 5721.