Algemeen
Cashflow is voor productiebedrijven in het MKB een lastig onderwerp. Bij dergelijke bedrijven is zoveel dynamiek aanwezig, dat het in eerste instantie vaak lastig lijkt om tot een praktisch bruikbare cashflow-planning te komen.
Behalve dat de financiële administratie voor dergelijke bedrijven al best ingewikkeld is, is het bovendien de vraag hoe planbaar de dynamiek van omzet en inkoop is. De praktijk is dat dit soort bedrijven te maken heeft met onvoorspelbare levertijden van grondstoffen. En ook leiden wijzigende wensen van de klant tot verschuiving van de orders.
Het maken van een jaarbegroting wordt daardoor al snel onmogelijk en weinig zinvol geacht, laat staan de mogelijkheid om op cashflow te sturen. Vaak werkt men in dergelijke bedrijven op projectbasis. En dit betekent dat er met name op korte termijn gepland wordt en de lange termijn nauwelijks aan bod komt.
Hoe ver kan de onderneming vooruitkijken?
Het kan voorkomen dat de praktijk dermate grillig is, dat een strategische begroting te theoretisch is voor cashflowplanning. Deze wijkt dan teveel af van de realiteit. Neem het voorbeeld van een onderneming die projectmatig werkt en op basis van deze projecten de inkopen plant. Zo’n bedrijf krijgt regelmatig te maken met uitstel, waardoor een cashflow voorspelling op basis van een begroting weinig nut heeft.
Ook al is het beeld van de v&w-begroting op jaarbasis stabiel en zijn de kengetallen in verhouding, dan nog kan de praktijk te grillig zijn. De cashflowprognose voor productiebedrijven moet vaak veel operationeler worden ingezet dan op basis van een strategisch begrotingsmodel.
Gebruik forecasting in plaats van de oorspronkelijke begroting!
De korte termijn wordt dus vaak door allerlei ogenschijnlijke toevalstreffers beïnvloed. Daardoor lijkt de lange-termijn-planning geen zin te hebben. Desondanks heeft het wel zin om de lange termijn ook goed in de gaten te houden. Als je daar bijvoorbeeld op jaarbasis naar kijkt, kan het goed zijn dat de cijfers zeer goed vergelijkbaar zijn. Echter, de schommelingen qua omzet en inkopen kunnen totaal anders verlopen dan het jaar ervoor.
In de cashflowplanning voor productiebedrijven is dit een belangrijk uitgangspunt omdat je dan weet dat je op een andere manier wel tot het gewenste inzicht komt. Maak hierbij dan gebruik maakt van forecasting (bijstellen van de begroting). Hiermee kun je wel degelijk anticiperen op actuele schommelingen. En daarmee kun je dus beoordelen wat een aanpassing voor de langere termijn betekent.
De vertaalslag naar cashflow.
Het gesprek met de bank kan hierdoor extra lastig zijn. Het gaat namelijk steeds over hetzelfde onderwerp, maar ook steeds op basis van wijzigende cijfers. Bijvoorbeeld doordat seizoensinvloeden er weer net iets anders eruit zien dan het jaar daarvoor. Of dat je daarbij ook nog in een in een groeifase zit, waardoor de uitschieters qua cashflow versterkt worden. Een gesprek met de bank wordt dan extra lastig als jijzelf de financiële consequenties vooraf niet kunt aangeven. Voor de MKB-ondernemer is die flexibiliteit een uitgangspunt van zijn bedrijfsvoering. De bankier zal duidelijke cijfers tot zijn beschikking moeten hebben om de kredietbehoefte te kunnen beoordelen.
Onderhanden Werk
Ook is het onderwerp ‘Onderhanden Werk’ van invloed op de cashflow voor productiebedrijven. Helaas is dit vaak een onderbelicht onderwerp bij MKB-productiebedrijven, terwijl dit een enorme impact heeft op de cashflow. Onderhanden Werk is de waarde van hetgeen je al aan opdrachten hebt gedaan (arbeid + materiaal), waarvoor je nog geen factuur hebt gestuurd aan de klant. Het is heel belangrijk om periodiek te bepalen wat de stand van zaken is.
Per project dien je dan met de projectleiders te bepalen hoe het met dat project ervoor staat. Op basis daarvan kun je dan bepalen hoeveel er nog moet worden gefactureerd en hoeveel kosten er nog gemaakt moeten worden om deze projecten tot een goed einde te brengen. De consequentie hiervan dien je dan vervolgens in je forecast en in je cashflowplanning op te nemen. En als zo’n project is afgerond, dien je ook aan nacalculatie te doen om te bepalen of je winst of verlies hebt gemaakt. Tot zover de theorie 😊!
In de praktijk van het MKB komt nog steeds veel voor dat hier nauwelijks naar omgekeken. Het gevolg daarvan is dat deze positie veel te hoog op de balans staat en daardoor in een veel te laat stadium (zodra de eerste liquiditeitsproblemen zich openbaren) wordt gesignaleerd.
In de hectiek van de kleinere MKB-bedrijven is het vaak lastig om dit traject volledig te doen. Laat staan dat je de vertaalslag kunt maken naar cashflowplanning. Wij hebben een praktische manier gevonden om toch aan cashflowplanning te kunnen doen.
Gebruik orders als uitgangspunt!
Wat heel goed werkt in de praktijk van het MKB is om de verkooporders en inkoopbestellingen te gebruiken als uitgangspunt voor je cashflowplanning. Zeker op de korte termijn van ca. 3 maanden zijn deze data veel beter bruikbaar om tot een goede cashflowplanning te komen, dan dat je werkt met je begroting.
In bovenstaand plaatje zie je hoe dat in de cashflow-ontwikkeling doorwerkt. Op de ultra-korte termijn wordt de cashflow bepaald door de openstaande posten in de blauwe kolommen. Vervolgens worden deze opgevolgd door de openstaande bestellingen. De liquiditeitsontwikkeling wordt op basis van leverdatum doorgerekend. De gele kolom betreft de geplande inkopen uit de forecast. Deze sluit naadloos aan op de eerdergenoemde bedragen en geeft dus op de langere termijn inzicht in de toekomstige cashflow.
De korte-termijn dynamiek wordt geruisloos opgevolgd met de langere-termijn uitkomst. Deze wordt bepaald door de forecast (aangepaste begroting) en hierdoor heeft de ondernemer een goed beeld van zijn cashflow.
CashController werkt voor productiebedrijven!
De onvoorspelbaarheid van de projectmatige bedrijfsvoering hoeft voor productiebedrijven dus geen reden te zijn om niet aan cashflow te kunnen doen. Om hier goed mee om te kunnen gaan is het belangrijk om te werken op basis van simpele data uit je ERP-systeem. Deze moeten aangevuld worden met cijfers uit de boekhouding. Zodoend is de cashflow voor productiebedrijven in het MKB zeker door te rekenen, zodat je tot een betrouwbare uitkomst komt.