Algemeen
Cashflow is voor SAAS-bedrijven een belangrijk onderwerp. Dat komt omdat zij hun dienstverlening en software verkopen in de vorm van abonnementen. Zo’n abonnement beslaat dan een periode van een maand, een kwartaal of een jaar (of zelfs nog meer!). De financiële uitdaging, die hierdoor ontstaat, is om het overzicht te behouden in zowel het resultaat als de cashflow.
Daarbij is het cruciaal welke keuze gemaakt wordt bij de boekingsgang van deze abonnementen. Over het algemeen heeft de MKB-onderneming het beste financiële gevoel bij het direct boeken van het abonnement op de v&w-rekening. Echter vanuit boekhoudkundig perspectief is het beter om het abonnement transitorisch te verdelen. Op die manier wordt de omzet (of kosten) verdeeld over de periode waarop het abonnement betrekking heeft.
Het grote nadeel hiervan is dat de gemiddelde MKB-ondernemer op deze manier het beeld over de financiële voortgang van zijn bedrijfsvoering volledig kwijtraakt. Deze manier van boekhouden geeft de ondernemer namelijk geen direct inzicht in de commerciële groei van het bedrijf en bovendien zegt de presentatie van de v&w-rekening absoluut niets over de liquiditeitsontwikkeling.
Begroting versus actuals bij SAAS
Als het dan in de prakijk al zo moeilijk is om op basis van de realiteitscijfers een goed beeld te krijgen van je financiële gang van zaken, hoe ingewikkeld is het dan als je het hebt over de begroting? Ergo, hoe complex wordt het dan als je grip op je cashflow wilt behouden? De reguliere begroting die gemaakt wordt op basis van grootboekrekeningen die op de transitorische manier wordt gemaakt, zegt helemaal niets over de toekomstige cashflow. Oftewel, de v&w-begroting die op deze manier wordt berekend, is dus geen goede basis voor een cashflowprognose van een SAAS-bedrijf.
Welke keuze je ook maakt, je zult voor zowel de boeking van de actuals als voor het maken van de begroting, dezelfde methode moeten gebruiken. Anders geven de cijfers die je periodiek met elkaar wilt vergelijken, hetzelfde resultaat als de zgn. ‘appels met peren’. In onze CashController software kun je beide methodes gebruiken. Belangrijk daarbij is dat je kunt switchen tussen de directe methode en de transitorische manier van boeken. Zodoende heb je zowel de juiste uitkomst op basis van financieel perspectief, maar ook het juiste inzicht vanuit commercieel perspectief.
Wij vinden het belangrijk dat je inzicht hebt om bij te kunnen sturen in je bedrijfsvoering en de transitorische methode (ofschoon financieel juist) biedt de MKB-ondernemer daarin onvoldoende houvast. Hiervoor is het nodig om op klantniveau te kunnen zien welke abonnementen aan de klant ter beschikking worden gesteld. En door te kunnen ‘spelen’ met de directe en de transitorische berekening, heb je grip op zowel je resultaat als je cashflow.
Automatische berekening van abonnementen
Om te kunnen spelen met de juiste doorberekening naar zowel resultaat als cashflow heb je de data nodig van jouw abonnementenbestand van je klanten. In onderstaand voorbeeld zie je hoe de transitorische doorberekening plaatsvindt vanuit de liquiditeit naar de v&w-begroting:
In feite werkt het plaatje van onder naar boven. Het abonnementenbestand met al de variaties die er kunnen zijn op het gebied van abonnementsoorten, verschillende frequenties van factureren en abonnementsperiodes, worden doorgerekend daar waar nodig. Zodoende ontstaat er een v&w-begroting per maand. Daarnaast wordt er een cashflowbegroting doorgerekend, die op klantniveau in de cashflowplanning wordt doorgerekend.
Cashflow voor SAAS-bedrijven is hiermee een ingewikkelde materie, die in de praktijk van het MKB nogal eens voor hoofdbrekens zorgt.