De uitdaging van een productiebedrijf

Cashflowplanning voor een productiebedrijf is best lastig. Hoe we dit in CashController hebben aangepakt, laten we graag zien aan de hand van een praktijkvoorbeeld. De onderneming is al 20 jaar actief in de gevelbouw en heeft in het zuiden van Nederland een flinke klantenkring opgebouwd. Na een financieel teleurstellend jaar, zit de organisatie weer in een fase van sterke groei. Om dit herstel ook financieel zo snel mogelijk te realiseren wil de directie alle mogelijkheden benutten om actueel inzicht te krijgen in hun toekomstige cashflow.

Inventarisatie: Hoe ziet de boekhouding eruit?

  • Administratie in VISMA (AccountView)
  • ERP systeem in Trimergo
  • Verschillende betalingsafspraken met klanten en leveranciers
  • Niet actief aan de slag met begroting en forecast

Behalve de koppeling met hun financieel pakket is er daarom ook een koppeling gemaakt met het ERP-systeem, zodat alle kortlopende verplichtingen vanuit in- en verkooporders en termijnfacturen direct in de cashflowprognose zichtbaar worden.

Wat hebben we ingezet?

  • Koppeling met VISMA en Trimergo

    Ofschoon VISMA (AccountView) geen webbased software is, kunnen we hier naadloos op aansluiten, waardoor we dagelijks automatisch over de meest actuele financiële informatie beschikken. Voor de aanvullende informatie van de in- en verkooporders, die een enorm effect hebben op de toekomstige cashflow, is de koppeling met het ERP-systeem van Trimergo erg belangrijk.
    Koppeling boekhouding

  • Cashflow Dashboard

    Ingezet voor optimaal inzicht in de toekomstige cashflow, waarin betalingsgedrag van de klanten en betalingsafspraken met alle leveranciers als uitgangspunt wordt genomen. Hiermee wordt de wekelijkse cashflowontwikkeling voor het komend jaar doorgerekend op basis van de meest actuele financiële positie vanuit de administratie en de bijgewerkte v&w-forecast.

  • Uitbreiding bestellingen

    In dit productiebedrijf wordt voortdurend geschoven met projecten. De in- en verkooporders, die hier betrekking op hebben, schuiven dan automatisch mee. Met onze aansluiting op Trimergo houdt de cashflow berekening hier ook automatisch rekening mee. Het voordeel daarvan is dat de korte termijn fluctuaties actueel in beeld zijn en naadloos overlopen in de langere termijn berekeningen.

  • Uitbreiding Rapportage Suite

    Hiermee kan de onderneming exact die financiële rapportages maken, die passen bij de bedrijfsvoering. Omdat het model van de jaarrekening dit inzicht niet geeft, kan men hier gemakkelijk vanaf stappen. Veel belangrijker is het om de de productieresultaten in beeld te hebben. En deze worden steeds weer gebruikt voor de maandelijkse bespreking van de cijfers. Op die manier samengesteld die het beste past bij de onderneming. En bovendien inzetbaar voor de actuals, de begroting- èn de forecastcijfers. En zonder dat hier dure consultancy voor hoeft te worden ingezet.
    Rapportage suite

  • Dashboard Management Rapportages

    Geeft optimaal inzicht in de maandelijkse financiële gang van zaken in het gewenste rapportageformat. Het gemak hiervan is dat deze rapportages direct op het scherm zowel de grote lijnen als de specificaties laten zien. Met daarbij een automatische vergelijking van de realiteitscijfers met de begroting en de cijfers van vorig jaar.
    Dashboard management rapportage

  • Rolling forecast

    Biedt de mogelijkheid om de financiële vertaalslag te maken naar de toekomst. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de realiteitscijfers van de afgelopen maanden in combinatie met de bijgestelde verwachting over de toekomstige maanden. Op die manier kom je tot een ‘forecast’ (ook wel ‘latest estimate’ genoemd), waarmee je een goede vergelijking kunt maken met de oorspronkelijke begroting. Bovendien wordt deze forecast ingezet voor de cashflowplanning! Oftewel deze rolling forecast bied je een automatische update van de toekomstige winst- en cashflowverwachting.
    Rolling forecast

Hoe werkt dit in de praktijk?

In dit voorbeeld zie je hoe het Cashflow Dashboard een steeds duidelijker beeld heeft gegeven als vervolg op de data, die we hieraan hebben toegevoegd. In eerste instantie werd deze gekoppeld aan AccountView en zie je hieronder de cashflowprognose op basis van de openstaande posten debiteuren en crediteuren:

Cashflow forecast productie basis

Vervolgens werd dit uitgebreid door het toevoegen van de forecast, waardoor nu ook de verwachting vanuit de begroting aan dit beeld werd toegevoegd. Hiermee werd het inzicht voor de lange termijn realistischer, zoals je hieronder kunt zien:

En door het toevoegen van de gedetailleerde informatie over de in- en verkooporders uit het ERP-systeem, werd het beeld voor de korte en lange termijn nog meer aangescherpt. Door deze details kreeg de onderneming een totaalbeeld van de toekomstige cashflow, waarbij de korte termijn cashflowplanning naadloos aansluit bij de lange termijn, zoals je hieronder kunt zien:

CashflowForecast totaal

Het resultaat: Grip op resultaat en cashflow

Door CashController in te zetten is er nu direct grip op de wekelijkse cashflow, waarbij er direct wordt afgestemd op alle gewijzigde planning vanuit de productie.

Door CashController heeft men nu:

  • Actueel inzicht in cashflow-ontwikkeling op basis van productie-planning
  • Zicht op herstel en tijdsduur die nodig is om uit het dal te klimmen
  • Actueel zicht op resultaat uit begroting en forecast