Exploitatiebegroting

Exploitatiebegroting in de MKB-praktijk

De inschatting van je omzet, inkopen en kosten voor het komend jaar is de betekenis van de exploitatiebegroting. In de praktijk van het MKB kun je daar dan verschillend mee omgaan. Dat is aan jou als ondernemer en wordt ook bepaald door de fase waar je in zit. Je kunt de begroting tot op grootboekrekeningniveau bepalen, maar dit is niet altijd nodig. Je kunt de begroting inzetten als taakstellend en hieraan vasthouden. Of je past deze in de loop van het jaar aan op basis van nieuwe ontwikkelingen en dan heet het forecasting. Waar het in het MKB om draait is dat je in de loop van het jaar een vergelijking maakt met de realiteit en daaruit kunt aflezen of je beter of slechter presteert dan verwacht. Hoe dat precies in zijn werk gaat, lees je hier!

Wat is een exploitatiebegroting?

Een exploitatiebegroting geeft maandelijks overzicht over de verwachte winstgevendheid van je bedrijf. In een exploitatiebegroting staan de verwachte omzet, inkoop en kosten van je bedrijf per maand voor het komend of lopend boekjaar.
De inkopen en kosten trek je af van de omzet, zodat je berekent of je bedrijf winst kan maken. Het is belangrijk om dit voor een langere periode van minstens een jaar te doen, omdat dit maatgevend is voor de beoordeling van de levensvatbaarheid van je bedrijf. Een kortere periode zegt namelijk niet zo veel.

Want je kunt met je onderneming natuurlijk te maken hebben met aanloopkosten in de startfase. Ook hebben bedrijven te maken met seizoensgevoeligheden waardoor je in de ene periode al kosten moet maken voor de omzet die je een maand later gaat krijgen. Of met uitzonderlijke periodes zoals we met de Corona crisis hebben gezien, wordt er voor een bepaalde periode geen winst gemaakt, terwijl dit zich mogelijk op jaarbasis nog wel herstelt. Die boordeling over een wat langere periode is dus belangrijk.
Ook belangrijk is het verschil tussen omzet en inkomsten. Zo is dat ook het geval met kosten versus uitgaven. Dat zijn in financieel opzicht verschillende zaken, maar worden in de praktijk nogal eens door elkaar gehaald. Als je bijvoorbeeld een financiering rond krijgt, dan betekent dit wel een extra inkomstenbron, maar dat is geen omzet. En een investering in een bedrijfsmiddels is bijvoorbeeld wel een uitgave maar geen kosten. Het is goed om dat verschil te kunnen onderscheiden.

Waarom heb je een exploitatiebegroting nodig?

Voor je onderneming is het belangrijk om winst te maken. Of in ieder geval geen verlies te maken. En omdat te kunnen beoordelen is het goed om hier vooraf over na te denken en dit financieel te vertalen in een begroting.

In zo’n exploitatiebegroting maak je dus een overzicht voor jezelf van hoeveel omzet je denkt te kunnen maken. En dat bepaal je bijvoorbeeld door een berekening te maken van het aantal klanten of producten of licenties te kunnen verkopen * een gemiddelde verkoopprijs. Op deze manier kom je uit op een bepaalde omzet.

Om deze omzet te kunnen realiseren moet je uiteraard kosten maken en ook deze neem je in de begroting mee. Op basis van deze inschatting bepaal je het begrote resultaat door het verschil van de omzet en kosten te berekenen.

Behalve dat je dit vooraf doet is het ook belangrijk om deze begroting te gebruiken om tussentijds te beoordelen of je nog op koers zit. Blijkt bijvoorbeeld dat de omzet lager is dan begroot of de kosten hoger, dan zie je dat op tijd en kun je daarin bijsturen.

Behalve voor jezelf is het ook belangrijk om dergelijke tussentijdse overzichten te kunnen presenteren, bijvoorbeeld aan een bank voor een financieringsaanvraag. Het geeft namelijk aan of je op koers ligt en als dat zo is, dan hecht de bank meer waarde aan de begroting. Daarnaast laat je als ondernemer zien dat je op financieel gebied weet waar je mee bezig bent.

Hoe maak je een exploitatiebegroting?

Een exploitatiebegroting wordt vaak gemaakt in een spreadsheet en ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:

Kleine toelichting hierop als volgt:

• De omzet geeft aan hoeveel geld je denkt te kunnen verdienen aan je bedrijfsactiviteiten. Als dit uit verschillende onderdelen bestaat zoals bijvoorbeeld de verkoop van machines, onderdelen en service, dan is het handig om dit te verdelen, zodat je het overzicht hebt over de winstgevendheid per activiteit.
• De inkopen (ook wel kostprijs van de omzet genoemd) geeft aan hoeveel en wat je moet inkopen om de beoogde omzet te kunnen halen. Voor een dienstverlener kunnen dit ingehuurde krachten zijn en voor een groothandel de inkoop van goederen. Het kan ook zijn dat een bedrijf geen inkopen heeft zoals bijvoorbeeld een muziekschool of een consultancy-bedrijf.
• De kosten worden in rubrieken ingedeeld zodat je meer inzicht krijgt in de kostenstructuur doordat vergelijkbare kosten bij elkaar staan. Het kan handig zijn om deze kosten te verdelen in variabele en vaste kosten, maar verplicht is dat niet.

Een tussentijds rapport kan er als volgt uitzien:

Aan de hand hiervan zie je het maandelijkse verloop van de gerealiseerde exploitatie en kun je dit vergelijken met de oorspronkelijke exploitatiebegroting en de cijfers van vorig jaar. Dat geeft veel inzicht en de mogelijkheid om bij te sturen, daar waar nodig.

Rente en afschrijvingskosten worden in een exploitatiebegroting nogal eens vergeten, maar zijn zeer wezenlijke kosten, die je echt moet meenemen voor het totaalbeeld.

Tips voor een exploitatiebegroting

Er zijn zeker in het MKB veel ondernemers die niet zo snel een exploitatiebegroting maken omdat ze daar het nut niet van inzien. Één van de meest gehoorde kreten is dat ze niet over een glazen bol beschikken. En inderdaad zijn er ook bedrijfstakken, waarin het maken van een exploitatiebegroting wat minder gemakkelijk is, omdat er veel factoren zijn die van invloed zijn op de begroting terwijl je daar als ondernemer geen invloed op hebt.

In die situaties heeft het maken van een begroting wel nut als je dit gebruikt als een maatlat, die je kunt gebruiken om te bepalen of je nog op koers ligt. Dat heet dan een taakstellend karakter. In feite gebruik je de exploitatiebegroting dan als de norm die je moet halen om met je bedrijf succesvol te zijn. Waarbij je dan weet dat de verdeling van de begroting over de maanden niet zo precies moet worden genomen, maar waarbij het dan wel raadzaam is om dit bijvoorbeeld per kwartaal te toetsen aan de realiteit.
Let erop dat je de bedragen excl. BTW in je begroting opneemt (in tegenstelling tot de liquiditeitsbegroting, waarin dit juist wel het geval is).

Als je denkt dat een jaar een te lange periode is voor het maken van een begroting, begin dan eens met een kortere periode zoals per maand of zelfs per week. Waar je dan wel tegenaan loopt is de verdeling van de zogenaamde vaste kosten, die je dan moet omrekenen naar deze kortere periode. Deze manier kan wel een uitstekende oefening voor je zijn om mee te starten.

Maak een exploitatiebegroting met CashController

Om het maken van een exploitatiebegroting zo simpel mogelijk te houden is het in CashController mogelijk om dit automatisch te berekenen vanuit de cijfers van het vorige jaar. Dit kan vaak een uitstekende eerste inzet zijn om op basis van realiteitscijfers en globale uitgangspunten te zien wat voor exploitatiebegroting hieruit rolt.

Door vervolgens een online aansluiting te hebben op je administratie kun je automatisch rapportages inzien die een tussentijdse vergelijking met de oorspronkelijke exploitatiebegroting mogelijk maken.

Ook beschikt CashController over een leesbaar dashboard waarin je kunt zien hoe de ontwikkeling van je bedrijf gaat.

Het gemak hiervan is dat je een beeld krijgt van de financiële ontwikkeling van je bedrijf in vergelijking met je exploitatiebegroting. In dit dashboard wordt dit gevisualiseerd en heb je de mogelijkheid om te downdrillen naar de onderliggende rapportages.

Zo heb je altijd 100% grip op je financiële bedrijfsvoering.