Liquiditeitsplanning in de MKB-praktijk
In de praktijk van het MKB gebruik je liquiditeitsplanning om te zien of er voldoende geld op je rekening zal zijn om aan je verplichtingen te kunnen voldoen. Natuurlijk kan het wel eens voorkomen dat er een liquiditeitstekort is, maar wordt het structureel dan is dat een bedreiging voor de continuïteit en zul je als ondernemer in actie moeten komen. Jouw bedrijf kan gerust 3 jaar verlies draaien, maar zit je 3 maanden met een liquiditeitsprobleem, dan overleef je dat niet. Daarom is het zo belangrijk om inzicht te houden in je toekomstige liquiditeit. Dit speelt met name bij snelgroeiende, seizoensgevoelige, kapitaalintensieve en ‘zwaar-weer’ bedrijven. Hoe jij je liquiditeitsplanning kunt maken en zodoende grip houdt, lees je hier!
Wat is liquiditeitsplanning
Met je liquiditeitsplanning zorg je ervoor dat je inzicht hebt in het verloop van je bankrekening voor de komende periode. Deze planning is gebaseerd op het banksaldo van vandaag en hierop wordt dan doorgerekend richting de toekomst. In dit rekenmodel worden uitgangspunten opgenomen zoals de verwachte omzet, inkopen en kosten. Maar ook de geplande investeringen, btw-betalingen en bijvoorbeeld het betalingsgedrag van je klanten is hierop van invloed.
Vaak wordt dit op maandbasis berekend en gepresenteerd en kun je daarmee beoordelen of je voldoende financiële ruimte hebt om de groei van je onderneming in goede banen te leiden. Een goede liquiditeitsplanning is gebaseerd op je meest bijgestelde inzichten over je operationele bedrijfsvoering en ook (indien van toepassing) op je investeringsplannen en de rente- en aflossingsverplichtingen bij de bank, die voortvloeien uit de financieringen.
Als liquiditeitsplanning een belangrijk onderwerp in je bedrijfsvoering is, zoals nu bij veel MKB-bedrijven tijdens de corona-crisis is gebleken, is het wenselijk dat dit model op week- in plaats van op maandbasis wordt gepresenteerd, omdat je dan alle schommelingen beter in beeld hebt.
Waarom is liquiditeitsplanning belangrijk?
Uit de afgelopen corona-crisis is het voor iedereen duidelijk gebleken hoe belangrijk liquiditeit voor je onderneming is. Je kunt als ondernemer best even wat minder winst of zelfs verlies maken, zonder dat je daar echt last van hebt. Echter als je maanden te weinig liquiditeitsruimte hebt, kan dat het einde van je onderneming betekenen. Het is dus niet alleen prettig maar zelfs noodzakelijk om als ondernemer aan liquiditeitsplanning te doen en dus regelmatig te beoordelen of je over voldoende financiële ruimte beschikt om je plannen te kunnen verwezenlijken. Als dat namelijk niet het geval is, word je enorm afgeleid van je core-business en ben je bezig met zaken waar je niet mee bezig wilt zijn.
Inzicht in de toekomst is zeker noodzakelijk als je de gang naar de bank of een andere financier gaat maken. Daarbij is het nodig om een berekende liquiditeitsplanning aan te leveren, zodat een financier kan bepalen of de financieringsaanvraag haalbaar is.
Voordelen van liquiditeitsplanning
Het grootste voordeel van liquiditeitsplanning is dat je hiermee belangrijke informatie tot je beschikking hebt, op basis waarvan je de juiste beslissingen kunt nemen. Bedrijven die deze informatie over hun toekomstige liquiditeit niet hebben, nemen niet de beste beslissingen voor hun bedrijf. Dit kan betekenen dat er te grote risico’s worden genomen met bijvoorbeeld investeringsvraagstukken. Andersom kan het ook voorkomen dat projecten niet worden gedaan, omdat men er niet zeker van is of er voldoende liquiditeitsruimte beschikbaar is.
Heb je deze informatie wel, dan gaat zo’n project dus wel door omdat je inzicht hebt in het financiële verloop van je bankrekening en dus vooraf afspraken kunt maken, waarvan je weet dat ze haalbaar zijn.
Een goede liquiditeitsplanning draagt dus bij tot meer winstgevendheid in je onderneming.
Hoe doe je aan liquiditeitsplanning?
Vaak wordt aan liquiditeitsplanning gedaan in een spreadsheet, die er in grote lijnen als volgt uitziet:
- In deze liquiditeitsplanning wordt op maandbasis het verloop van het banksaldo gepresenteerd. Hierin kun je zien hoeveel geld er binnenkomt vanuit de verkopen en er uitgaat naar de inkopen en overige kostensoorten. Hierbij wordt dan ook rekening gehouden met het betalingsgedrag van jou en van je klanten. Dit wordt hieronder nader toegelicht. In bovenstaand voorbeeld zie je de hoofdlijnen in beeld, als volgt:
- Het banksaldo waarmee je planning begint is natuurlijk het vertrekpunt. Let op: bij een liquiditeitsbegroting is dit startpunt vaak de 1e van de kalendermaand, maar bij een liquiditeitsprognose is dit het meest actuele moment waarop de administratie 100% is bijgewerkt;
- De ontvangsten debiteuren (oftewel hoeveel je nog moet ontvangen van klanten) worden berekend op basis van je omzetbegroting en het betalingsgedrag van je klanten. Hoe sneller zij betalen hoe beter de liquiditeitsplanning eruit ziet. Dat is een aspect waar niet elke ondernemer direct rekening mee houdt, maar enorm veel impact heeft op de liquiditeitsplanning. In veel prognoses wordt gerekend op basis van gewenst en afgesproken betalingsgedrag, maar veel beter is het om dit op basis van gerealiseerd betalingsgedrag te doen;
- De uitgaven aan handelscrediteuren (oftewel hoeveel je nog moet betalen een leveranciers) komen voort uit de planning van je inkopen en ook jouw betalingsgedrag aan je leveranciers. Ook hier is veel winst te behalen. Immers hoe langzamer jij betaalt, des te meer ruimte je op de bankrekening houdt;
- De uitgaven aan je personeelskosten, die elke maand terugkomen. Denk daarbij vooral ook aan het vakantiegeld dat in mei een enorm beslag op je liquiditeit legt;
- De uitgaven voor overige kosten hebben vaak te maken met de vaste kosten als huisvestings-, auto-, kantoor- en algemene kosten.
- Ook heeft de BTW veel invloed op de liquiditeit. Moet je deze bijvoorbeeld per maand of per kwartaal betalen. Of je veel aan export of juist aan import (beiden 0%-BTW-tarief) doet heeft een enorm effect op je BTW. In het eerst geval moet je vooraf BTW betalen en krijg je deze pas later terug van de fiscus dan heb je een beduidend krappere liquiditeitsplanning dan in het tweede geval, waarbij je vooraf je BTW ontvangt en pas later hoeft af te dragen;
- De rentekosten hebben vaak een maandelijks of kwartaallijks stramien waar je rekening mee moet houden dat deze op gezette tijden moeten worden betaald en dus een behoorlijke impact op je bankrekening hebben. Vaak lopen deze kosten hand in hand met de aflossingen die je moet doen aan je financieringen;
- Uiteindelijk wordt het eindsaldo van de betreffende maand dan doorgerekend en vergeleken met de totale kredietlimiet, oftewel de rekening-courant-limiet die je bij de bank hebt. Deze bepaalt tot hoever je in het rood mag staan. In bovenstaand voorbeeld zie je dat er in de maanden mei tot en met november een tekort is. Het is goed om dat vooraf te zien, zodat je dan nog tijdig maatregelen kunt nemen om daar op een goede manier mee om te gaan. Zoals praten met je klanten over een snellere betaling of juist met je leveranciers over een tragere betaling of met de bank over meer krediet of een andere financieringsvorm zoals factoring.
Voor de analyse en het uitzoeken waarom de liquiditeitsplanning zo loopt helpt het als je een specificatie ziet van deze hoofdlijnen. Op die manier wordt het praktisch duidelijk gemaakt op basis waarvan de liquiditeit wordt beïnvloed. Het zijn vaak kleine details die een wezenlijk verschil kunnen maken, zoals een maandelijkse of kwartaallijkse BTW-betaling of een kortere of langere betalingstermijn op de omzet.
Tips voor liquiditeitsplanning
Wees realistisch bij de bepaling van de betalingstermijn van je klanten. Deze betalen meestal langzamer dan de vervaldatum die op de factuur staat.
- Ga bij de berekening van de uitgaande geldstromen uit van de vervaldatum. Hierdoor hanteer je voor jezelf een strakke planning. Beter worst-case doorgerekend dan gebaseerd op te positieve verwachtingen;
- Maak deze planning niet slechts één keer per jaar of alleen voor de bank. Door hier vaker naar te kijken, voorkom je verrassingen en ben je ook realistischer bij het aangaan van grote projecten.
Liquiditeitsplanning met CashController
Wij hebben gemerkt dat een model voor een maandelijkse liquiditeitsplanning het verloop van de liquiditeit onvoldoende in beeld brengt. Liquiditeit is namelijk in veel gevallen grilliger dan dat je in het maandelijks verloop kunt laten zien. Denk bijvoorbeeld aan de betaling van je personeel, de huur en de BTW, die vaak binnen één week kunnen zorgen voor een geweldige dip in je liquiditeit.
Vandaar dat wij de liquiditeitsplanning van onze relaties op weekbasis in beeld brengen, zodat je niet voor verrassingen komt te staan:
Omdat het bovendien belangrijk is om je liquiditeitsplanning voortdurend te kunnen beoordelen, wordt deze automatisch bijgewerkt op basis van de meest actuele stand van je boekhouding en je (eventueel bijgestelde) verwachtingen over de toekomst, zodat het bovendien niet veel tijd kost om dit inzicht te behouden.
Vooral tijdens de Corona-crisis merken we dat het nog belangrijker dan normaal is om de liquiditeitsplanning regelmatig bij te kunnen stellen. Immers, de financieringsregelingen wijzigen regelmatig en bovendien wil je als ondernemer kunnen anticiperen op de meest actuele verwachting over de duur van deze crisis. Beide aspecten hebben een enorm effect op de verwachting van jouw liquiditeitsplanning.
Wil jij doen aan liquiditeitsplanning met CashController? Vraag dan nu een gratis online demo aan!