Meerjarenbegroting in de MKB-praktijk
De inschatting van je omzet, inkopen en kosten voor de komende jaren is de betekenis van de meerjarenbegroting. In de praktijk van het MKB kun je daar dan verschillend mee omgaan. Dat is aan jou als ondernemer en wordt ook bepaald door de fase waar je in zit. Je kunt de begroting tot op grootboekrekeningniveau bepalen, maar dit is niet altijd nodig. Je kunt de begroting inzetten als taakstellend en hieraan vasthouden. Of je past deze in de loop van het jaar aan op basis van nieuwe ontwikkelingen en dan heet het forecasting. Waar het in het MKB om draait is dat je in de loop van het jaar een vergelijking maakt met de realiteit en daaruit kunt aflezen of je beter of slechter presteert dan verwacht. Hoe dat precies in zijn werk gaat, lees je hier!
Wat is een meerjarenbegroting
Een meerjarenbegroting is qua model hetzelfde als een exploitatiebegroting. Deze laatste geeft een maandelijks overzicht over de verwachte winstgevendheid van je bedrijf dat betrekking heeft op één boekjaar. Een meerjarenbegroting geeft hetzelfde overzicht voor meerdere opeenvolgende boekjaren na elkaar. Een meerjarenbegroting bevat de verwachte omzet, inkoop en kosten van je bedrijf voor de komende opeenvolgende boekjaren.
De inkopen en kosten trek je af van de omzet, zodat je berekent of je bedrijf winst kan maken. Door dit voor meerdere opeenvolgende jaren te doen, krijg je inzicht in de levensvatbaarheid van je bedrijf. Een kortere periode zegt namelijk niet zo veel.
Want je kunt met je onderneming natuurlijk te maken hebben met aanloopkosten in de startfase. Ook hebben bedrijven te maken met seizoensgevoeligheden waardoor je in de ene periode al kosten moet maken voor de omzet die je een maand later gaat krijgen. Of met uitzonderlijke periodes zoals nu met de Corona crisis wordt er voor een bepaalde periode geen winst gemaakt, terwijl dit zich mogelijk op jaarbasis nog wel herstelt. Die beoordeling over een wat langere periode is dus belangrijk.
De voordelen van een meerjarenbegroting
Een meerjarenbegroting is een financiële vertaalslag van je visie op je onderneming. Hierin wordt het duidelijk wat het effect is van een beoogde groei voor de winstgevendheid van je onderneming. Op het moment dat je beslissingen voor je bedrijf moet nemen die een langdurig effect hebben, is het belangrijk om dit effect in beeld te krijgen.
Bijvoorbeeld bij de aanschaf van een machine of een uitbreiding met nieuwe vestigingen of export zijn ingrijpende zaken, waarbij het van groot belang is om het effect hiervan voor meerdere jaren te beoordelen. Dergelijke beslissingen hebben vaak voor de korte termijn een negatief effect op je winstgevendheid en liquiditeit, waardoor het belangrijk is om te beoordelen wanneer het omslagpunt komt.
Op die manier heb je als ondernemer ook meer houvast om maandelijks te bekijken of de ontwikkeling van je bedrijf in overeenstemming is met je meerjarenbegroting. Dus behalve dat je dit vooraf doet is het ook belangrijk om deze begroting te gebruiken om tussentijds te beoordelen of je nog op koers zit. Blijkt bijvoorbeeld dat de omzet lager is dan begroot of de kosten hoger, dan zie je dat op tijd en kun je daarin bijsturen.
Behalve voor jezelf is het ook belangrijk om dergelijke tussentijdse overzichten te kunnen presenteren, bijvoorbeeld aan een bank voor een financieringsaanvraag. Het geeft namelijk aan of je op koers ligt en als dat zo is, dan hecht de bank meer waarde aan de begroting. Daarnaast laat je als ondernemer zien dat je op financieel gebied weet waar je mee bezig bent.
Meerjarenbegroting voorbeeld
Een voorbeeld van een meerjarenbegroting zie je hieronder in beeld:
In dit voorbeeld zie je de realiteitscijfers van het voorgaande jaar 2019 in beeld met daarnaast de meerjarenbegroting van de komende 4 jaar. Door zowel de absolute getallen als ook de percentages van de omzet te presenteren is een goede vergelijking mogelijk. In dit voorbeeld is het duidelijk dat door een bijna verdubbeling van de omzet in 4 jaar tijd een resultaatsverbetering van bijna 600% wordt gerealiseerd.
De aanloop naar dergelijke meerjarenbegrotingen worden vaak al in de loop van het jaar opgestart. Omdat dan de realiteitscijfers over het lopend jaar natuurlijk nog niet compleet zijn, kan het heel handig zijn om een dergelijke meerjarenbegroting te baseren op basis van de realiteit van 2019 maar ook de forecast van 2020.
Op basis daarvan zou het rapport er dan als volgt uit kunnen zien:
En op basis van deze uitkomsten is het duidelijk dat de verwachting op de langere termijn fors moet worden bijgesteld.
Hoe maak je een meerjarenbegroting?
Een meerjarenbegroting wordt vaak gemaakt in een spreadsheet en ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:
Kleine toelichting hierop als volgt:
- De omzet geeft aan hoeveel geld je denkt te kunnen verdienen aan je bedrijfsactiviteiten. Als dit uit verschillende onderdelen bestaat zoals bijvoorbeeld de verkoop van machines, onderdelen en service, dan is het handig om dit te verdelen, zodat je het overzicht hebt over de winstgevendheid per activiteit.
- De inkopen (ook wel kostprijs van de omzet genoemd) geeft aan hoeveel en wat je moet inkopen om de beoogde omzet te kunnen halen. Voor een dienstverlener kunnen dit ingehuurde krachten zijn en voor een groothandel de inkoop van goederen. Het kan ook zijn dat een bedrijf geen inkopen heeft zoals bijvoorbeeld een muziekschool of een consultancy-bedrijf. De kosten worden in rubrieken ingedeeld zodat je meer inzicht krijgt in de kostenstructuur doordat vergelijkbare kosten bij elkaar staan. Het kan handig zijn om deze kosten te verdelen in variabele en vaste kosten, maar verplicht is dat niet.
- Aan de hand hiervan zie je het jaarlijks verloop van de gerealiseerde exploitatie van vorig jaar of bijvoorbeeld van het lopend boekjaar en zie je dus de verschillende uitkomsten op jaarbasis vooruit. Door deze cijfers met elkaar te vergelijken, kun je de trend van de ontwikkeling berekenen en dat geeft veel inzicht en de mogelijkheid om bij te sturen, daar waar nodig.
Meerjarenbegroting in CashController
Om het maken van een meerjarenbegroting zo simpel mogelijk te houden is het in CashController mogelijk om dit automatisch te berekenen vanuit de cijfers van het vorig jaar of op basis van de forecastcijfers van het lopend boekjaar. Dit kan vaak een uitstekende eerste inzet zijn om op basis van realiteitscijfers en globale uitgangspunten te zien wat voor exploitatiebegroting hieruit rolt.
Door vervolgens gebruik te maken van onze Rapportage Suite is het mogelijk om automatisch rapportages te maken, die deze berekeningen presenteren in leesbare rapportages en waarmee je dus zelf kunt bepalen welke jaarcijfers je met elkaar wilt vergelijken.
Het voordeel van CashController is dat je ook op basis van deze meerjarenbegroting je liquiditeitsontwikkeling voor de komende jaren kunt beoordelen in een leesbaar Cashflow Dashboard.
En daarnaast kun je met het Dashboard managementrapportages de uitkomsten van je meerjarenbegroting zowel grafisch als in rapportages beoordelen.
Het gemak hiervan is dat je een beeld krijgt van de financiële ontwikkeling van je bedrijf voor de komende jaren. In dit dashboard wordt dit gevisualiseerd en heb je de mogelijkheid om te downdrillen naar de onderliggende rapportages.
Zodoende heb je ook op de langere termijn altijd 100% grip op je financiële bedrijfsvoering.
Wil jij ook een meerjarenbegroting maken met CashController? Vraag dan nu een online demo aan!