Vertroebelen je abonnementen het inzicht in resultaat en cashflow?
Bij SAAS-bedrijven worden liquiditeitsschommelingen sterk beïnvloed door groei in combinatie met de samenstelling van de abonnementen. Het lastige daarbij is, dat dit aan de v&w-rekening niet is af te lezen. Dit komt omdat een jaarabonnement van bijvoorbeeld € 12.000,- in de verlies- & winstrekening over 12 maanden wordt verdeeld, terwijl de liquiditeit maar op één moment binnen komt. Hierdoor is het een hele klus om zowel het overzicht van je winstgevendheid als van je cashflow te behouden. Zeker als je bedrijf groeiend is en je te maken krijgt met een toenemend aantal:
- abonnementsvormen (maand-, kwartaal- en jaarabonnementen)
- factuurmomenten;
- klanten met verschillend betalingsgedrag
Met de nieuwe module Abonnementen biedt CashController de ultieme oplossing waarbij het meest actuele abonnementenbestand automatisch wordt doorgerekend in zowel de omzet- als de cashflow-forecast. En dat bespaart enorm veel tijd in vergelijking met spreadsheets.
Werkwijze
Deze module biedt in het onderdeel ‘Invoer begroting’ een nieuwe mogelijkheid om je lopende abonnementen in te voeren of in te lezen met daarin alle data, die nodig zijn om je v&w-begroting èn cashflowplanning te automatiseren.
In dit onderdeel heb je nu de beschikking over een nieuw tabblad ‘Invoer abonnementen’, waarmee je op klantniveau de betreffende abonnementen kunt invoeren of inlezen.
Vervolgens heb je hier de mogelijkheid om per klant één of meerdere abonnementen in te voeren, zoals in het voorbeeld hieronder:
Je geeft op klantniveau alle specificaties in, die van belang zijn voor de geautomatiseerde berekening van zowel je v&w- als cashflow-prognose:
- Abonnementsnaam
- Abonnementsbedrag
- Eerstkomende factuurdatum (Startdatum)
- Frequentie (per maand, per kwartaal, per jaar)
Waarna de consequentie voor de begroting in het overzicht wordt overgenomen. Bovendien heb je hier dan de mogelijkheid om de berekening naar de omzetbegroting te automatiseren op basis van de gegeven data. Deze berekening kan zowel op maand- als op dagbasis worden doorgerekend:
Uiteraard is het mogelijk om je abonnementenbestand automatisch in te lezen. Bijvoorbeeld vanuit een vooraf gedefinieerd excel- of .xml-format. Daarnaast ontwikkelen wij steeds meer mogelijkheden om dit automatisch uit de boekhouding in te lezen (indien de boekhouding daar mogelijkheden toe biedt).
Het belang van transitorisch rekenen
Vanuit financieel perspectief is het belangrijk om aan te kunnen geven of de abonnementen transitorisch moeten worden doorgerekend naar de v&w-begroting (dit hoeft natuurlijk niet het geval te zijn). Je maakt hiermee een automatische vertaalslag vanuit je abonnementen-registratie naar je begroting (zie hieronder), waardoor je ook eerst nog kunt beoordelen of deze berekening naar wens is (voordat je deze definitief vastlegt):
Je kunt daarbij ook aangeven of deze transitorische doorberekening op maand- of op dagbasis moet worden doorgevoerd.
Output in Cashflow Dashboard
In het Cashflow Dashboard worden de abonnementen nu overgenomen uit de ‘Invoer begroting/invoer abonnementen’ en worden de liquiditeitsconsequenties automatisch doorgerekend in het prognose-onderdeel en dus in de gele kolommen gepresenteerd.
Hierin zijn alle ingelezen specificaties van alle abonnementen en klanten (zoals betalingsgedrag) doorgerekend, zodat deze passen in onze wekelijkse liquiditeitsplanning.
Output in Dashboard Managementrapportage
In de maandelijkse begroting en realiteitscijfers wordt de omzet van de abonnementen in een aparte rubriek in beeld gebracht, zodat ook hier de ontwikkeling van de abonnementen-omzet duidelijk te volgen is.
Conclusie
Met de Abonnementen module van CashController is het nu ook voor SAAS-bedrijven gemakkelijk om zicht te houden op zowel de winst als de cashflow. Voor onze bestaande SAAS-klanten kost deze nieuwe abonnementenmodule slechts € 10,- extra per maand.