Vertroebelen je abonnementen het inzicht in resultaat en cashflow?
SAAS-bedrijven verkopen hun dienstverlening en software in de vorm van abonnementen. De uitdaging daarbij is om het overzicht te behouden in het resultaat èn de cashflow. Daarbij is het cruciaal welke keuze gemaakt wordt bij de boekingsgang van deze abonnementen. Over het algemeen heeft de MKB-onderneming het beste financiële gevoel bij het direct boeken van het abonnement op de v&w-rekening.
Vanuit boekhoudkundig perspectief is het echter beter om het abonnement transitorisch te verdelen over de periode waarop het abonnement betrekking heeft. Op die manier krijg je op maandniveau een beter beeld van je resultaat, omdat je dienstverlening over het hele jaar wordt uitgesmeerd. Het nadeel hiervan is echter dat de gemiddelde MKB-ondernemer op deze manier het beeld over de financiële voortgang van zijn bedrijfsvoering volledig kwijtraakt. Deze manier van boekhouden geeft de ondernemer namelijk geen direct inzicht in de commerciële groei van het bedrijf en bovendien zegt de presentatie van de v&w-rekening absoluut niets over de liquiditeitsontwikkeling.
Bij SAAS-bedrijven worden liquiditeitsschommelingen namelijk sterk beïnvloed door groei in combinatie met de samenstelling van de abonnementen. Het lastige daarbij is, dat dit aan de v&w-rekening niet is af te lezen. Dit komt omdat een jaarabonnement van bijvoorbeeld €12.000,- in de verlies- & winstrekening over 12 maanden wordt verdeeld, terwijl de liquiditeit maar op één moment binnen komt. Hierdoor is het een hele klus om zowel het overzicht van je winstgevendheid als van je cashflow te behouden. Zeker als je bedrijf groeiend is en je te maken krijgt met een toenemend aantal:
- abonnementsvormen (maand-, kwartaal- en jaarabonnementen)
- factuurmomenten;
- klanten met verschillend betalingsgedrag
Om die reden zien wij veel SAAS-bedrijven in het MKB, die een ’transitorische’ poging hebben gedaan, toch weer terugstappen op het model van direct boeken van de gefactureerde omzet. Simpelweg omdat dit vanuit commercieel perspectief het meeste inzicht geeft in de commerciële voortgang van het bedrijf. Ook het forecasten van de omzet met je verkoopteam wordt gedaan op basis van de verwachte facturering voor de komende maand en niet op basis van de maandelijkse doorberekening op jaarbasis. Hier scheiden de wegen tussen de commercieel ingestelde personen en de financials binnen een bedrijf :).
Met de nieuwe module Abonnementen heeft CashController hiervoor de ultieme oplossing bedacht, waarbij de uitkomsten van zowel de commerciële als de financiële methode worden gepresenteerd. Hiermee wordt het meest actuele abonnementenbestand automatisch ingelezen en vervolgens doorgerekend in zowel de omzet- als de cashflow-forecast. En dat bespaart enorm veel tijd in vergelijking met spreadsheets. De gebruiker kan daarbij de verschillende uitkomsten zien van zowel de directe als de transitorische methode. Door hiermee te kunnen switchen wordt direct zichtbaar wat het verschil betekent voor de v&w-rekening.
Werkwijze
De Module Abonnementen biedt in het onderdeel ‘Invoer begroting’ een nieuwe mogelijkheid om je lopende abonnementen in te voeren of in te lezen met daarin alle data, die nodig zijn om je v&w-begroting èn cashflowplanning te automatiseren.
In dit onderdeel heb je nu de beschikking over een nieuw tabblad ‘Invoer abonnementen’, waarmee je op klantniveau de betreffende abonnementen kunt invoeren of inlezen.
Vervolgens heb je hier de mogelijkheid om per klant één of meerdere abonnementen in te voeren, zoals in het voorbeeld hieronder:
Je geeft op klantniveau alle specificaties in, die van belang zijn voor de geautomatiseerde berekening van zowel je v&w- als cashflow-prognose:
- Abonnementsnaam
- Abonnementsbedrag
- Eerstkomende factuurdatum (Startdatum)
- Frequentie (per maand, per kwartaal, per jaar)
Waarna de consequentie voor de begroting in het overzicht wordt overgenomen. Bovendien heb je hier dan de mogelijkheid om de berekening naar de omzetbegroting te automatiseren op basis van de gegeven data. Deze berekening kan zowel op maand- als op dagbasis worden doorgerekend:
Uiteraard is het mogelijk om je abonnementenbestand automatisch in te lezen. Bijvoorbeeld vanuit een vooraf gedefinieerd excel- of .xml-format. Daarnaast ontwikkelen wij steeds meer mogelijkheden om dit automatisch uit de boekhouding in te lezen (indien de boekhouding daar mogelijkheden toe biedt).
Het belang van transitorisch rekenen
Vanuit financieel perspectief is het belangrijk om aan te kunnen geven of de abonnementen transitorisch moeten worden doorgerekend naar de v&w-begroting (dit hoeft natuurlijk niet het geval te zijn). Je maakt hiermee een automatische vertaalslag vanuit je abonnementen-registratie naar je begroting (zie hieronder), waardoor je ook eerst nog kunt beoordelen of deze berekening naar wens is (voordat je deze definitief vastlegt):
Je kunt daarbij ook aangeven of deze transitorische doorberekening op maand- of op dagbasis moet worden doorgevoerd.
Output in Cashflow Dashboard
In het Cashflow Dashboard worden de abonnementen nu overgenomen uit de ‘Invoer begroting/invoer abonnementen’ en worden de liquiditeitsconsequenties automatisch doorgerekend in het prognose-onderdeel en dus in de gele kolommen gepresenteerd.
Hierin zijn alle ingelezen specificaties van alle abonnementen en klanten (zoals betalingsgedrag) doorgerekend, zodat deze passen in onze wekelijkse liquiditeitsplanning.
Output in Dashboard Managementrapportage
In de maandelijkse begroting en realiteitscijfers wordt de omzet van de abonnementen in een aparte rubriek in beeld gebracht, zodat ook hier de ontwikkeling van de abonnementen-omzet duidelijk te volgen is.
Conclusie
Met de Abonnementen module van CashController is het nu ook voor SAAS-bedrijven gemakkelijk om zicht te houden op zowel de winst als de cashflow.